Loir-et-Cher

La gestion des déplacements 100 % digitale, 100 % efficace

Le client

Vers une gestion zéro papier

Avec plusieurs centaines d’agents dépêchés régulièrement sur le terrain, la gestion des déplacements est un enjeu majeur pour le Conseil Départemental du Loir-et-Cher. La gestion des ordres de mission et des frais de déplacement sous format papier forment des colonnes interminables sur les bureaux des gestionnaires des ressources humaines. 

 

Il est temps d’agir alors même que près de 200 agents sont en mobilité totale, toujours en déplacement, avec leur tablette. Pour eux, les démarches administratives peuvent se transformer en véritable casse-tête. Le Conseil Départemental du Loir-et-Cher souhaite donc décentraliser, dématérialiser et automatiser la gestion des déplacements de ses agents.

  • 1 800
    agents sur le terrain
  • 25
    professionnels à la DSI
  • 200
    agents en mobilité totale

La solution

Un premier jalon
vers le Conseil Départemental de demain

Le Conseil Départemental du Loir-et-Cher prend l’enjeu à bras le corps. Objectif ? s’équiper d’un outil automatisé de gestion des frais des déplacement, Gfi GFD, et d’un portail web accessible à l’ensemble des parties prenantes. Mais pas question de se précipiter non plus. Le défi consiste en effet à embarquer les 1 800 agents de la collectivité, quelle que soit leur culture du digital. La mise en place du nouvel outil passe alors par une étape intermédiaire durant laquelle les agents adressent leurs formulaires papier aux gestionnaires RH qui prennent le relais en mode semi-centralisé. Devant le succès de cette première phase, le déploiement général est lancé en s’appuyant sur un portail Agent repensée pour être plus simple et plus intuitif.  

 

En parallèle, la DRH du Conseil Départemental met en place une hotline dédiée pour répondre aux questions des agents et la teneur des discussions confirme que les utilisateurs se sont très rapidement emparés de l’outil. Seules quelques demandes liées à la réglementation persistent.

 

Par la suite, le portail web est adapté en responsive design pour l’utilisation sur tablette et smartphone afin que les 200 agents sur le terrain en permanence puissent gagner du temps. Véritable vitrine des ressources humaines, la solution moderne et efficace séduit la majorité des utilisateurs. Fort de cette expérience, le département du Loir-et-Cher échange aujourd’hui régulièrement sur les bonnes pratiques liées à ce type de projet et ses agents deviennent de fait les premiers ambassadeurs de cette transformation digitale 

"Nos agents ont un outil spécifique pour gérer les missions et frais de déplacement. Terminés les courriers papiers !"

Séverine Perronnet

Chef de projet, Conseil Départemental du Loir-et-Cher

Livre Blanc transformation digitale de la gestion des collectivités

La révolution numérique des collectivités territoriales

Dans un environnement qui s’est profondément transformé (dématérialisation financière et comptable, loi NOTRe…), comment mettre en place des process et outils performants ? Un livre blanc co-édité par Gfi et Weka.

Télécharger gratuitement
La transformation numérique de la gestion RH

Livre blanc transformation digitale RH

La transformation digitale de la gestion RH dans le secteur Public Local

Co-édité par Gfi et les Editions WEKA, découvrez une analyse complète, aussi bien technique que managériale.

Télécharger gratuitement